أهداف الأرشفة
الإلكترونية
12. توفير المساحات المكتبية المستهلكة لتخزين الملفات الورقية .
13. توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الأصول لأي تلف نتيجة لأي عوامل طبيعية أو بشرية مثل الحرائق ، السرقة ، ضياع مستندات ، أو التلف لعوامل جوية أو غيرها.
14. سهولة إسترجاع الوثائق المطلوبة وذلك بإستخدام طرق مختلفة للبحث، مع إمكانية وضع أكثر من صيغة بحث . مثال تحديد التاريخ مع الجهة الراسلة والمرسل لها
15. إمكانية البحث في محتوى الوثائق إما عبر التكشيف أو إستخدام تقنيات الـــ OCR .
16. سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة .
17. إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت .
18. زيادة فعالية صلاحيات الإطلاع على الوثائق .
19. تعشيب الملفات و إزالة الوثائق المتكررة و الغير ضرورية .
12. توفير المساحات المكتبية المستهلكة لتخزين الملفات الورقية .
13. توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الأصول لأي تلف نتيجة لأي عوامل طبيعية أو بشرية مثل الحرائق ، السرقة ، ضياع مستندات ، أو التلف لعوامل جوية أو غيرها.
14. سهولة إسترجاع الوثائق المطلوبة وذلك بإستخدام طرق مختلفة للبحث، مع إمكانية وضع أكثر من صيغة بحث . مثال تحديد التاريخ مع الجهة الراسلة والمرسل لها
15. إمكانية البحث في محتوى الوثائق إما عبر التكشيف أو إستخدام تقنيات الـــ OCR .
16. سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة .
17. إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت .
18. زيادة فعالية صلاحيات الإطلاع على الوثائق .
19. تعشيب الملفات و إزالة الوثائق المتكررة و الغير ضرورية .
طريقة العمل
عملية الارشفة تبداء من اخذ نسخة الكترونية عناي نوع وثائق سواء عن طريق سكانر عن طريق نفس البرنامج وتحويلها الى صور او اي ملفات او وثائق الكترونية متوفرة على جهازك حتى مع الدعم الكامل لتطبيقات Microsoft Office بعد تخزين الوثيقة في النظام يمكنك فهرسة الوثيقة وتعريفها وذلك من خلال معلومات مفتاحية مثل ( الموضوع - التاريخ - المرسل - المحتوى كاملا او كلمات مفتاحية لما تحتويه الوثيقة) كما يمكنك اضافة عدد لا نهائي من التصانيف الفرعية المتداخلة بعدد لا محدود لكل وثيقة بشكل شجري .
22. عملية تحويل الوثائق الخارجية الى صور تتم عن طريق اي جهاز سكانر يدعمه البرنامج ويقوم باضافة الوثيقة الى البرنامج مع ضغط وتشفير الصورة ويتم الحفظ مباشرة على مجلد خاص بالبرنامج مما يساعد على سرعة استرجاعها واعادة تصديرها وتخزينها في اي وقت .
23. امكانية التعامل مع البرنامج عن طريق جهاز سطح المكتب او عن طريق متصفح الانترنت حيث يوجد نسخة من البرنامج تعمل بشكل (Web Based Application) مما تساعد على امكانية الوصول الى البرنامج من اي محطة طرفية دون الحاجة الى تحميل الى اي برامج خاصة على جهاز العميل كما يمكنك الوصول اليها عن طريق الانترنت او الانترانت لمن يملك سماحية للدخول على البرنامج .
24. لقد امضينا الكثير من الوقت في اعداد البرنامج بما ذلك تطوير وفهم الاليات التي يحتاجها العميل لبناء اي برنامج ارشفة مما يجعلنا منافسين اقوياء في مجال ارشفة الوثائق .
25. نحن نثق بان سرعة الوصول للمعلومات يساعد اي جهة في اتخاذ قرارات سريعة وصحيحة ناهيك عن دقتها بتوفر كل ما تحتاج اليه بنفس الوقت دون الحاجة الى امضاء الكثير من الوقت في البحث بين الاوراق والمجلدات المكدسة .
عملية الارشفة تبداء من اخذ نسخة الكترونية عناي نوع وثائق سواء عن طريق سكانر عن طريق نفس البرنامج وتحويلها الى صور او اي ملفات او وثائق الكترونية متوفرة على جهازك حتى مع الدعم الكامل لتطبيقات Microsoft Office بعد تخزين الوثيقة في النظام يمكنك فهرسة الوثيقة وتعريفها وذلك من خلال معلومات مفتاحية مثل ( الموضوع - التاريخ - المرسل - المحتوى كاملا او كلمات مفتاحية لما تحتويه الوثيقة) كما يمكنك اضافة عدد لا نهائي من التصانيف الفرعية المتداخلة بعدد لا محدود لكل وثيقة بشكل شجري .
22. عملية تحويل الوثائق الخارجية الى صور تتم عن طريق اي جهاز سكانر يدعمه البرنامج ويقوم باضافة الوثيقة الى البرنامج مع ضغط وتشفير الصورة ويتم الحفظ مباشرة على مجلد خاص بالبرنامج مما يساعد على سرعة استرجاعها واعادة تصديرها وتخزينها في اي وقت .
23. امكانية التعامل مع البرنامج عن طريق جهاز سطح المكتب او عن طريق متصفح الانترنت حيث يوجد نسخة من البرنامج تعمل بشكل (Web Based Application) مما تساعد على امكانية الوصول الى البرنامج من اي محطة طرفية دون الحاجة الى تحميل الى اي برامج خاصة على جهاز العميل كما يمكنك الوصول اليها عن طريق الانترنت او الانترانت لمن يملك سماحية للدخول على البرنامج .
24. لقد امضينا الكثير من الوقت في اعداد البرنامج بما ذلك تطوير وفهم الاليات التي يحتاجها العميل لبناء اي برنامج ارشفة مما يجعلنا منافسين اقوياء في مجال ارشفة الوثائق .
25. نحن نثق بان سرعة الوصول للمعلومات يساعد اي جهة في اتخاذ قرارات سريعة وصحيحة ناهيك عن دقتها بتوفر كل ما تحتاج اليه بنفس الوقت دون الحاجة الى امضاء الكثير من الوقت في البحث بين الاوراق والمجلدات المكدسة .
0 commentaires:
Enregistrer un commentaire